Brå overgang til nettbasert kommunikasjon? For mange har overgangen til digitale løsninger på jobben trolig vært krevende. Vi har søkt rundt omkring for å liste opp noen viktige betraktninger ved det å være en god leder for virtuelle team og grupper. I denne omgang tar vi for oss psykologisk trygghet gjennom digital kommunikasjon
NB: Denne artikkelen tar ikke for seg psykologisk trygghet hos grupper i de mest utsatte bransjene som følger av Covid-19.
Psykologisk trygghet er en essensiell ingrediens for god prestasjon i en gruppe. Hvordan kan man skape gode relasjoner, åpenhet og deltakelse i situasjoner der alle sitter hver for seg, og i beste fall snakker med hverandres skjermbilder?
Det viktigste tipset vi kan gi er å følge ekstra godt med i samtalene, til det som uttrykkes verbalt og non-verbalt.
Her er våre fem forslag:
Påminn at alle kommuniserer med faktiske mennesker
I situasjoner der du sitter alene foran en skjerm kan det være fort gjort å glemme at det sitter faktiske personer i den andre enden. Vit at du snakker med mennesker som har egne behov, som reagerer følelsesmessig ulikt fra andre, og som i det hele tatt har ulike forutsetninger for å få jobben gjort når de sitter hjemme.
Tålmodighet og læring
De fleste ønsker å gjøre en god jobb. I situasjoner som krever brå omstilling kan dette føre til frustrasjon, nervøsitet og frykt. Vær tydelig på at omstilling og trening i nye arbeidsmetoder krever tid og innsats. Aller viktigst, vær tydelig på at det er OK å bruke tid på å lære seg noe nytt. Ha et utviklingsperspektiv, gi ros til de som erkjenner tabber som kan brukes til videre læring. Gjerne gå foran som et eksempel ved å belyse saker og ting som du selv synes er vanskelig og sårbart.
Applauder videosamtaler
Mye av kommunikasjonen vil foregå skriftlig og på chat. Samtidig vil vi påpeke at det er viktig å se hverandre når det kommuniseres! Psykologisk trygghet handler mye om å føle på en slags sikkerhet i situasjonen en er i. Personlig tilknytning til andre mennesker er derfor særs viktig. Det er mye vanskeligere å opptre personlig gjennom skriftlige meldinger enn ved faktiske videosamtaler. Mange løsninger som tilbyr videokonferanser har også skjermdeling. Skjermdelingen gjør at samtalene flyter bedre og at alle får det lettere i å holde seg oppdaterte på hva det snakkes om.
Ta dere tid til uformelle samtaler
Kaffemaskinen på jobben er en møteplass hvor relasjoner bygges, hvor ideer skapes, og hvor både viktige og uviktige avgjørelser blir tatt. For å lette på stemningen er det viktig å la folk få mulighet til å dele hva enn de har lyst til. Legg inn tid til uformelle samtaler slik at folk for en mulighet til å åpne seg til hverandre. Inviter til virtuelle lunsjer, kaffepauser eller oppfordre til uformell småprat i forbindelse med viktige møter.
Lyd og bildekvalitet
Lyd og bilde kan ofte være en hindring for å skape en følelse av nærhet og tilstedeværelse. For enkelte er dårlig lyd/bilde et såpass irritasjonsmoment at det er vanskelig å se bort i fra. Sørg for at dere ser og/eller hører hverandre tydelig nok til at folk ikke blir distraherte eller mister fokus på innholdet i samtalen. Det finnes mye verdifull informasjon i de subtile reaksjonene og ansiktsuttrykkene som oppstår.
Center for Transformative Leadership arbeider for å utvikle generell lederkompetanse, og spesialiserer seg på å forme lærings- og utviklingsprosesser på individ- og organisasjonsnivå. Vi er hele tiden på utkikk etter nye metoder innen faget, og sikter på å være ledende i bruk av innovative utviklingsverktøy med solide forskningsgrunnlag. Fant du denne artikkelen nyttig? Ta kontakt på stian.haugstad@transformleadership.no